Smart Working: opportunità e trappole

In questi giorni, a causa dell’emergenza Coronavirus, uno degli argomenti più discussi riguarda lo smart working.

Abbiamo appreso come questo “lavoro agile” abbatta qualsiasi barriera fisica e permetta a dipendenti e collaboratori di gestire il proprio tempo e le proprie necessità lavorative concentrandosi sugli obiettivi finali.

Questo diverso approccio al modo di lavorare all’interno di un’organizzazione sicuramente porta con sé promettenti vantaggi.

Vantaggi per i lavoratori:

• maggior consapevolezza del proprio lavoro e dei propri obiettivi
• maggior flessibilità sia in termini di orari sia in termini di spazi
• maggior responsabilità: possibilità di gestire meglio il proprio tempo e migliorare l’equilibrio vita lavorativa-vita personale e di conseguenza aumentare la produttività

Vantaggi per le aziende:

• riduzione dei costi: riorganizzando gli spazi per andare incontro alla flessibilità del lavoro, gli uffici si riducono, come i costi collegati. La riduzione dei costi è anche legata all’ottimizzazione dei processi e all’utilizzo di tecnologie collaborative che migliorano gli standard di lavoro.
• aumento Brand Awareness: un’azienda che adotta politiche di smart working, si distingue sul mercato ed è più attrattiva, per clienti, come per partner che, soprattutto, per futuri dipendenti.
• aumento della produttività: lavoratore più produttivo significa team più produttivo, ne consegue  un’organizzazione più produttiva.

Nonostante le premesse positive i progetti di smart working risultano ancora poco diffusi in Italia. O quantomeno non procedono a un ritmo coerente con le potenzialità che tecnologie e strumenti digitali potrebbero già far cogliere.

Perché?

Bilanciare gli interessi

Le  pratiche e le politiche di smart working sono destinate a rallentare se gli interessi di tutte le parti interessate non sono rispettati e bilanciati. È necessario un cambiamento che risponda alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso che, forse, il sistema lavorativo italiano non ha ancora compreso fino in fondo

Lo scopo perciò è trovare un punto di incontro tra l’interesse imprenditoriale a incrementare la produttività e la competitività e quello degli individui a una migliore conciliazione vita-lavoro. Così facendo il benessere individuale diviene benessere collettivo aziendale che, liberando il potenziale dei dipendenti, aiuta le imprese a migliorare e a progredire.

Oltre a questo c’è da considerare che molte aziende si sono rilevate impreparate a riconoscere ed evitare le trappole che minano l’implementazione di iniziative di smart working produttive.

Quali sono questi ostacoli?

Le trappole dello Smart Working

Di seguito abbiamo evidenziato le principali trappole che possono incappare nelle aziende che attivano lo Smart Working senza cambiare la propria organizzazione, le proprie abitudini ed anche le regole ed i processi aziendali.

Alterazione del rapporto vita-lavoro

Chi lavora in modalità smart working potrebbe sentirsi isolato e lontano dalla vita sociale dell’ufficio. Talvolta viene escluso dalle riunioni chiave e dato che la comunicazione avviene principalmente via e-mail, è facile che i colleghi le ignorino.

Molti dirigenti non sono sicuri di come supportare, monitorare e ottenere prestazioni produttive dai “lavoratori virtuali”. Spesso accade che questo impegno venga tralasciato.

Inoltre, se l’uso dello smart working viene inteso come un modo per dedicare più tempo alla sfera privata, il manager potrebbe recepire un segnale di scarso impegno con inevitabili conseguenze negative.

Un ulteriore rischio riguarda l’intrusione della vita lavorativa in ambito domestico. Il minor controllo del confine tra queste dinamiche porta a ripetute interruzioni dal lavoro o dai propri impegni familiari, aumentando la probabilità di conflitto sia in ambito lavorativo che domestico.

Disuguaglianza nella possibilità d’accesso

Molte aziende non hanno concesso in modo equo la possibilità di lavorare in smart working.

La decisione di respingere le richieste di dipendenti che “sembrano” non averne bisogno a scapito di circostanze tradizionali ed evidenti, provoca risentimenti e percezione di ingiustizia. Questo chiaramente può danneggiare le relazioni con la dirigenza e tra colleghi.

Inoltre, coloro che rimangono in ufficio, se non ben coordinati, trovano difficoltà a programmare riunioni e gestire progetti in team.

Per questi motivi non è escluso che a seguito di situazioni di questo genere alcuni dipendenti possano minacciare le dimissioni costringendo l’azienda a dover gestire situazioni delicate.

Limitata cultura aziendale

Un’ultima trappola molto diffusa riguarda una cultura aziendale non ancora matura, che sostenga, incoraggi e consenta di sfruttare appieno le politiche di flessibilità a nostra disposizione.

È chiaro che i dipendenti non si sentiranno liberi di lavorare da remoto se i programmi non sono coerenti rispetto alle norme lavorative o se, in modo sottile (ma non troppo), vengono scoraggiati dai dirigenti.

Un programma che non si adatta bene al tipo di lavoro che viene svolto e all’organizzazione in generale può finire per sacrificare le prestazioni e gli interessi del dipendente e dell’azienda.

Come evitiamo le trappole dello Smart Working?

Fortunatamente le trappole legate allo Smart Working che sopra abbiamo descritto si possono superare.

I fattori fondamentali che permettono di evitare le trappole sopra descritte, per uno smart working di successo sono:

• una dirigenza istruita sull’argomento che si assume la responsabilità di introdurre e promuovere le best practices aziendali
• l’assistenza da parte di tecnologie efficienti che permettano di ricreare a casa il proprio ufficio
• l’adozione di programmi di formazioni efficaci
• l’introduzione di indicatori utili (KPI) a capire se il risultato è stato raggiunto

La dirigenza gioca un ruolo chiave nell’introduzione di programmi fruttuosi sia per l’azienda che per i suoi collaboratori. I manager devono studiare e comprendere a fondo ogni implicazione e le migliori pratiche  di implementazione così da non cadere nelle trappole sopracitate.

La scelta del programma di smart working che meglio si adatta all’organizzazione e ai suoi dipendenti aprirà la strada verso nuove tecnologie che aiuteranno a minimizzare i cambiamenti nel lavoro e nelle dinamiche sociali con i colleghi in ufficio.

In questo modo diminuirà la percezione negativa che dirigenti e collaboratori hanno nei confronti di chi lavora da remoto.

Per fa sì che tutto questo accada è fondamentale promuovere una cultura aziendale che tenda a favorire la flessibilità lavorativa, fornendo ai manager e ai dipendenti tutti gli strumenti che permettano di eliminare l’alterazione del rapporto vita-lavoro.

L’azienda perciò potrebbe fornire supporto tecnologico e attrezzature per l’ufficio, sostenere corsi formazione in cui vengono spiegate regole di comunicazione,  la gestione delle prestazioni, il lavoro di team e la gestione dell’orario lavorativo, instaurando fiducia tra i colleghi.

Il fine ultimo è quello di standardizzare le pratiche lavorative per avere una conoscenza condivisa di come un progetto debba essere completato con successo, rispettando un equilibrio che soddisfi gli interessi di tutte le parti interessate (dipendenti, dirigenti, collaboratori e clienti).

Alcuni dei sistemi più comunemente utilizzati per capire come è percepito l’utilizzo di nuovi programmi di smart working e il grado di soddisfazione includono questionari, focus group e interviste.

L’introduzione di nuove e più solide metriche, protocolli da rispettare, analisi del rischio e programmi di valutazione focalizzati sui risultati possono aiutare ad assicurare l’efficace diffusione e la sostenibilità dei programmi di smart working.

Un’opportunità in tempo di crisi

Durante la crisi che stiamo vivendo, lo smart working ha dimostrato di essere una valida opportunità per reagire rapidamente alle situazioni di difficoltà e occasione di innovazione.

Occorre superare l’associazione che sia solo lavoro da remoto, ma interpretarlo come un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro da parte delle persone.

Le imprese, se prima dubitavano che la collaborazione da remoto fosse meno produttiva, adesso potrebbero invece scoprire che non comporta alcun decremento della produttività.

Anzi, spesso la innalza perché permette al lavoratore di guadagnare il tempo degli spostamenti a vantaggio della reperibilità lavorativa.

I lavoratori prima titubanti sullo strumento potrebbero aver scoperto una opzione interessante da richiedere anche in futuro.

Una corretta strategia di smart working che consente agli individui di identificare, sviluppare e utilizzare i loro talenti naturali, unite a livelli più elevati di autonomia lavorativa, promuove la crescita dell’impresa favorendo il benessere dei propri dipendenti.