Com’è l’agenda di chi organizza le agende degli altri: intervista a Marco Lombardi

Il lavoro del Project Manager non è solo quello di pianificare le attività, organizzare le riunioni e monitorare lo stato di avanzamento lavori.

Un bravo PM sa ascoltare e comprendere le necessità dei propri colleghi, per agevolare il più possibile il loro lavoro quotidiano.

Ma come riesce a organizzare le varie agende – compresa la sua 😃- in modo efficace? La nostra intervista a Marco Lombardi, PM in OTO Agency.

Ciao Marco, partiamo subito con la prima domanda, per sciogliere un po’ il ghiaccio. Cosa fa nello specifico un Project Manager in OTO Agency?

Come Project Manager, il mio ruolo principale è quello di coordinare e gestire progetti digitali dall’inizio alla fine. Dunque, dalla pianificazione del progetto, fino alla definizione del team che se ne occuperà. Verifico che vengano rispettate le scadenze intermedie e finali di progetto, monitorando lo stato di avanzamento del budget.

3 qualità che un Project Manager deve assolutamente avere!

• Saper gestire efficacemente il tempo e le risorse;
• flessibilità rispetto ai “cambi di programma” (quasi) all’ordine del giorno;
• empatia.

Quali sono le competenze che dovrebbe avere oggi un Project Manager che lavora nel campo della comunicazione?

È sicuramente fondamentale conoscere il settore. La comunicazione (specie digitale) è in continua evoluzione; bisogna rimanere sempre informati e formati. Altra importante skill è la capacità di pianificazione. Infine, trovo essenziale la capacità di comunicazione e quella di problem solving.

In qualità di PM, possiamo dire che uno dei tuoi compiti è quello di organizzare le agende dei vari specialist? Una curiosità: com’è l’agenda di chi organizza le agende degli altri? 😃

Diciamo che su questo aspetto sto lavorando molto. Solitamente, in una giornata lavorativa, la prima ora la utilizzo per rispondere a e-mail e richieste varie. Le due ore centrali della mattina le dedico alla pianificazione e agli altri “task” da PM, mentre l’ultima ora della mattina la utilizzo per smarcare tutte le richieste della mattina. Replico all’incirca la stessa modalità anche nel pomeriggio. Il venerdì, invece, è il giorno fondamentale perché è il giorno della pianificazione della settimana successiva.

Che tipo di pianificazione e strategia segui nella gestione delle agende in modo da soddisfare le esigenze di tutti?

Il ruolo del PM è abbastanza complesso perché quotidianamente mi ritrovi ad ascoltare le esigenze di tutti: dall’area sales agli account, passando per gli specialist. Saper comunicare correttamente è quindi un aspetto chiave nell’attività di un PM.

Quali sono le strategie che metti in atto per assicurarti che tutti rispettino i loro impegni?

Comunicare correttamente e tempestivamente ai miei colleghi delle scadenze chiare è l’unica soluzione per limitare la procrastinazione. 🙂

Che tipo di strumenti utilizzi per gestire i progetti e le varie attività?

Google Calendar e Teamwork sono sempre a portata di mano 🙂

Qual è la tua filosofia di lavoro come Project Manager?

Cercare di agevolare il più possibile la vita dei miei colleghi 🙂

 

Grazie per la chiacchierata, Marco!